Cadastros duplicados: por que acontecem e como resolver

A cliente liga para confirmar a vacina do gato e a recepção não encontra o registro. Procurando melhor, aparecem dois cadastros com o mesmo nome: num deles está a vacina, no outro estão os banhos e a conta em aberto. Nenhum dos dois conta a história inteira.

Cadastro duplicado é um problema pequeno que cresce em silêncio. Enquanto são poucos, a equipe se vira. Quando viram dezenas, ninguém mais confia no que a tela mostra.

De onde vêm os duplicados

Quase nunca é descuido de uma pessoa só. Os duplicados nascem de situações comuns do dia a dia:

• o nome foi digitado de um jeito diferente, com ou sem sobrenome, com ou sem acento;
• o cliente trocou de telefone e foi cadastrado de novo com o número novo;
• duas pessoas da mesma família trouxeram o mesmo animal em dias diferentes;
• na pressa do balcão, pareceu mais rápido criar um cadastro novo do que procurar o antigo;
• a lista de clientes veio de outro sistema ou de uma planilha já com repetições.

O efeito é sempre o mesmo: o histórico se divide. Atendimentos, pets e valores ficam espalhados, e qualquer decisão tomada olhando para um só cadastro sai incompleta.

Como evitar: procurar antes de cadastrar

A forma mais barata de resolver um duplicado é não criá-lo. Para isso, a busca precisa ser mais rápida do que o cadastro novo, e precisa encontrar a pessoa mesmo quando o nome foi escrito de outro jeito.

No DonoPet, a busca do topo da tela abre também com o atalho Ctrl+K e procura por nome, telefone, CPF, e-mail e nome do pet. O CPF e o telefone são aceitos em qualquer formato, com ou sem pontos, traços e parênteses. Na prática, o hábito que funciona é pedir o CPF ou o telefone e buscar por ele: número não tem apelido nem erro de grafia.

Vale combinar isso com a equipe como regra do balcão: primeiro busca, depois cadastra.

Como juntar os que já existem

Para os duplicados que já estão na base, a tela de Clientes tem o botão "Duplicados". Ele abre a lista de possíveis cadastros duplicados encontrados pelo sistema.

1. Abra o menu Clientes e clique em "Duplicados".
2. Confira cada par sugerido: nem todo nome igual é a mesma pessoa.
3. Quando for a mesma pessoa, use "Mesclar cadastros" e escolha qual fica como principal.
4. Revise os dados do cadastro principal depois da mesclagem.

Na mesclagem, o histórico do cadastro absorvido passa para o principal, e o absorvido deixa de aparecer como cliente ativo. Se o par sugerido não for a mesma pessoa, dá para marcar isso, e ele não volta a aparecer como possível duplicado.

Não é preciso resolver tudo de uma vez. Reservar alguns minutos por semana para a lista de duplicados já devolve, aos poucos, a confiança no cadastro. E com a busca virando hábito, a lista para de crescer.